OmniFocus 2 for Mac 的使用指南

来源:http://www.venoautomotive.com 作者:永利官网误乐域 人气:135 发布时间:2019-10-24
摘要:《Mac-的软件面面观(四)》里早已谈过使用Mac内置软件试行时间管理的片段经历,推荐在时刻管理的早先时期利用这几个基础运用来培养演习自个儿处总管务的习于旧贯,通超过实际际

《Mac-的软件面面观(四)》里早已谈过使用Mac内置软件试行时间管理的片段经历,推荐在时刻管理的早先时期利用这几个基础运用来培养演习自个儿处总管务的习于旧贯,通超过实际际的业务来打磨和读书,学会把握节点、调控节奏和扩充汇总。

管住各样「事务」的前提首先是索要意识到这是个「事」,然后手艺组织语言将它们记录下来,至于是行使古板的笔和本,依然用手提式有线电话机、计算机来记录,最后能达到规定的标准的效应是平等的。通过软件来造成这种专门的学问,只是在时刻维度上被放大,在记录量上被放大,并且还能够全职检索查询。

OmniFocus 2 for Mac 的使用指南。亟需管理的事体相当少的级差里,区分好「日程」和「提示事项」的反差就会兑现自然的条理化,有个别时刻要求极其花时间做的有些事(Sometime to do something)安顿到日程中,等着谐和去推进的种种事(Need to do something)记录到晋升事项中。伴随着大家管理的事情的慢慢扩充,事务之间的连锁性别变化的特别复杂的时候,Mac的嵌入软件的粗略维度就很难达到规定的标准供给了,供给OmniFocus那样的GTD软件来兑现越来越高的处理指标。

OmniFocus 整合了提醒事项、日程、备注注释那些基础的田间管理职能,并且从职业驱动的局面予以了愈来愈多的选拔,能够依附分类、时间线、实现度、结束日期、试行对象等等条件推动和治本领务,使得整个管理进度既有集体、条理,也能相互和煦。假若说Mac里的晋升事项、日历和备忘录是光阴管理的初段,那么OmniFocus 能帮您做到中心的挑战,至于轶闻中的「心中有剑,手中无剑」的高段位就不是依靠理工科程师具能兑现的了。

OmniFocus 2 的职业流和透视视图

OmniFocus 2 for Mac 的布局和分界面风格相较前叁个本子更优质,而且也大跌了学习门槛变的更易用。整个分界面从左到右清晰的显现了作业由大到小的层级关系。对于重点用来增添事项的「Project (项目)」和「Contexts (上下文)」来讲,在领会上不要紧把它们当成文件柜,事务增加的进度很疑似由「文件柜→文件夹→文件→标记」的进度。

募集和想到的事体首先是丢到文件柜里,然后按本身的分类标准或日程归集到某风姿洒脱类或某一天,接下去是补偿具体的文本,最终再进一步细化和装置,经过这么二个历程,达成一个业务的记录。

OmniFocus-Workflow

透视列中的Inbox(收件箱)、Projects(项目)、Contexts(上下文)、Forecast(预测)、Flagged(已标明)、Review(检查)对应着分歧的光景须求(双击Logo浏览全数项目),何况在效劳上是双向的,既有扶植了笔录,也可能有益于内容的显示。所以首先步我们供给区分清楚那几个透视分类的两样。

Inbox(搜聚箱和待办事项列表)

收件箱是日常选拔最频仍的三个部分,想起来何等事都得以优先记录在这里边,不用关心什么品种、上下文什么的,记录完毕后有的时候光再来收十二分类,所以Inbox里堆的重要性是没须求分类依然前段时间记录下来没想好怎么归类的事。

简易职分示例

收件箱的效应看似于 三星里的升迁事项,大许多近日、零碎的事项都得以记下在那处。比方,下班去超市买优酸乳、干洗的服装要去拿、欠丁丁中饭10块钱等等。那类偶然性的事情的风味正是业务单一,未有别的的步骤,实现后平昔在Inbox里勾掉就足以了。

收件箱里另少年老成类为了飞速记录而一时半刻尚未分类的作业,在紧接着的股盘的整理中来虚构选用具体的品种或上下文(直接输入可以查找,也许输入后按 ⌘⏎ 新建一个项目或上下文),时间也足以平素在「无推迟日期」后间接输入,假使点击圆圈角上的号子,事项还有只怕会身不由己在透视列 Flagged(已标明)的列表中。

Action 的创建

OmniFocus偏幸设置「组织(Organization)」中「整理包罗以下内容的收件箱项」私下认可值是「项目」,所以事项后生可畏旦选拔或增加了「项目」后,稍后会自行从「收件箱」中消失。

Projects(铺排或七个步骤的职业)

「项目(Projects)」明白起来很直观,便是铺排要到位的事。平时那类事务会须要多少个操作步骤(Action)来成功的事,何况周期常常都比较长。

为了更加好的管理四个项目,能够行使文件夹来张开简易的分类,举例:职业、写作、个人、设备保养等等。原则上「项目」中不容许出现空的花色,不要和文书夹的应用混淆,文件夹只用来分类,项目描述的是要去完结的政工,评估项目设置的科学性的时候能够根据上述原则判定:你创设的是二个空的项目名称?依旧可推动的求实工作。

花色的归类能够在切实可行品种上右键由「类型(Type)」中选用,分为顺序、平行和单个动作二种档期的顺序,项目中的多少个操作之间有先后实行关系的选「顺序」,有牵连不过从未必然的先后顺序选「平行」,相对独立的选「单个动作」。

Projects分界面、项目种类和情景

品类的题目最棒能直观的显示等级次序的大要意思,既可以够创制壹个独门的体系,也可以创建包涵子项的连串。项目中富含的子项(Action)勾选前边的层面来标志已做到,项目则须求通过「检查器」-「项目

情形」来设置项目情状:「活跃」「暂停」「已成功」「已放弃」。当项指标类型是「顺序」类型时(3个斜着的小圆点连线图标),暗中同意勾选了「达成上三个动作时做到(Complete when completing last action)」,项指标情形会趁机项目中最终子项的变成而机关改形成「已到位」。

Projects的View设置

透视(Perspectives)设置和查阅(View)中,「顺序」和「平行」类型的品种按「下二个动作」筛选时,「顺序」和「平行」类型的等级次序只展现子项中的第多少个;按「可用」挑选时「顺序」类只呈现子项第三个,而「平行」类品种都显得。

类型和其包罗的事项之间是「父亲和儿子」关系,纵然子项未有做到,改换项指标意况为「已形成」后子项也会随之关闭。时间点的设置上,最初和结束之间通常在子项上,父项上安装Review(回看)的时间点。子项能转成独立的门类,子项下还是能饱含其余子项,那个灵活的层级操作你能够全方位由此拖拽实现。

双击「项目」Logo能够长足回到浏览全部项目标列表状态;
入选文件夹「option+return」创造新的文本夹,直接return创造新类型。

OmniFocus 2 for Mac 的使用指南。OmniFocus 2 for Mac 的使用指南。Contexts(按人口、场面和出口对象来处负责人务)

和「项目」以鲜明描述事务来组织和保管的情势区别,「上下文」侧重的是最终的指标,由哪个人来完毕、通过哪些花招来产生、在怎么地方里做到。如若说项目(Project)是以事为主,上下文(Contexts)正是以情形为主,两个结合进而能更周全让大家来查找和拉长事项。

在Inbox中增加事项时能够保证「无项目」或「无上下文」为空,不安装任何类型或上下文的归类,也得以只选用中间风姿浪漫项。由此「上下文」的列表里,会有三个从未填写上下文的「无上下文」分类。

Contexts界面

如上图所示,「上下文」分类中有对人的、也许有对机构的、还恐怕有面向肃清门路的。项目通过和上下文关联后,能够一览「检查」你有多少个电话必要拨打、贯彻到自身头上的事有多少个、需求和谐财务部的有怎么着事、有哪几件事要和物业联系等等。

在「项目」中记录和陈列事项的时候,非常多时候并非很明白事项最终对景况和人的注重和权重有多高,加多「上下文」上下文之后,基于人、地方、对象这种艺术的理顺,很清楚就能够见到分担到每种对象上业务的略微,反过来反而能够抵消事务的布局是或不是创建,并在日程和岁月点上进行和谐养统筹。

上下文雷同有意况的设置,通过左侧的「检查器 - 上下文」来设置上下文的意况:「活跃」「暂停」「已舍弃」。

Forecast(显示日历和前途的事情)

Inbox(收件箱)首假若搜集事项,Projects(项目)和Contexts(上下文)是遵从作业和意况来丰盛和管制须知,前八个都足以用来创设事项,Forecast(预测)则是依据时间点来创立和查看事项,在用法上和日历很像。Forecast(预测)的列表中能够来得系统的日历,由工具栏的「显示」步入来采撷具体的日历或保持暗中同意的展现全数日历的取舍。

Forecast界面

增添事项时,时间(dates)的安装上有八个筛选:多少个是Defer Until(推迟至),一个是Due(到期)。不要被汉译的字面意思误导,Due 表示 Deadline 到期日,Defer Until 表示初阶日。

Defer Until 中的时间点意味着你计划怎么时候开首选行动作或项目,时间没到不显得(First Available、Available视图中不出示),能够将刀口集中到近日的事项上。Due 中的时间点代表那一天是最后的甘休日期,过了这些日子,事项会呈现为革命。

Action的岁月点设置

再也设定里「重复间距」是周期性的再度已经设定的「推迟至」和「结束」时间点,而「推迟到另贰个」和「再度到期」则疑似接力棒近似的重复增加贰个事项,可是个别对应的是「推迟至」和「结束」的时间点。

Forecast(预测)的透视视图私下认可展现系统日历和Due 到期的事项,假如也想把 Deferred 的项目也展现上来,能够有「展现」的安装中勾选「展现推迟的项(Show deferred items)」。为了幸免形成耽搁的习贯,时间点的装置上建议以Defer Until为主,少用Due,要养成习于旧贯在时光停止早前完结职业,实际不是将Due形成提醒,在Due 结束时间点到了未来才初始。

在选拔习于旧贯上,增多事务笔者扶助于以「收件箱」和「项目」为主,日程事务以「预测」为进口,在清扫作业和追忆上更爱幸而「上下文」里浏览,按分配到的人和指标来清理当前作业。

Flagged(旗标、优先思考的业务)

OmniFocus 的透视逻辑中,即使新建的事项动作(Action)不选任何的品种、上下文分类,那么你必要在「收件箱(Inbox)」里工夫收看,增添了项目分类的Action和等级次序作者你会在「项目(Projects)」里见到,「上下文(Contexts)」视图中驷比不上舌显示的是Action,看不到项目(平行、顺序类型项目标Action为空时才会展现在no contexts中),通过给项目或事项(Action)加多「旗标」,它们将都能够来得在「已标识(Flagged)」视图中。

旗标和颜料辨别

「已标识(Flagged)」能超越项目和事项将它们归集到二只来呈现,别的旗标还足以看做职业优先级设定的后生可畏种艺术。用来证明阶段性的根才具情,便于直观的查看。点亮和停业「旗标」并不影响职业原本的归类,能够很灵活的来优越有些项目(Project)或然只特出某些事项(Action)。

Flagged界面

Forecast(预测)视图中是准期间挑选出来的近年来的行进,Flagged(已标志)中是按事先级筛选出来的职业,二者组合能清楚的呈现出你的下一步动作是何等。

「已标志」视图的暗中认可筛选标准是Available(可用),所以Defer Until时间未到的项不会来得在中间。

Review(检查)

遥想处于整个GTD时间管理模型(采摘 - 管理 - 组织 - 实施 - 回看)的前边,也是承上启下,反思改良的首要节点。

「检查(Review)」的年华点设置是针对性项目并不是事项(Action)的,通过回看视图能支援咱们按期检查项指标到位景况,能够结合真实情况实行调解或关闭已经未有拉动意义的花色。

Review分界面和设置岗位

「检查(Review)」检查清单会按设置的周期展现在检查列表中,帮忙您浏览确认职务事项的当前程象,你确认已经了然事项后能够点击顶栏的「标志为已检查(MarkReviewed)」从清单中清除检查提醒。

标志为已检查

偏爱设置中默许的种类检查周期是三15日,增添中长时间的种类时,有不可能缺乏整合项目标开始和结果设置合适的检讨周期,比方,14日、贰个月如故一年。

偏疼设置中的暗中同意时间

OmniFocus 的风流倜傥对使用手艺

须知和花色的飞速操作

  • 火速新建事项的快速键是「⌃⌘空格」;
  • ⌘{}能够长足的调解当前项的层级关系
  • 点击事项左下角的附属类小部件Logo增加Note时,直接拖拽桌面包车型大巴文书到那边能够创设飞快方式,按住option再拖拽会将内容嵌入到事项(平时拖拽个图片什么的做补偿表达不错);
  • 由其它应用(如邮件、Safari)当选文本神速创立新的事项,能够按急速「⇧⌘O」(OmniFocus偏心设置 - Clippings Shortcut) 也许应用PopClip+OmniFocus插件来完成;

    Clippings Shortcut 设置

  • 入选具体的事项直接return直接创建一条新的事项;

  • 入选项目或事项按Tab键急迅步向编辑状态,继续按Tab键在剧情设定别的项上挨门挨户跳转,按return确认改正,按esc键退出编辑状态;
  • 「项目(Projects)」透视视图的归类列表中,选中文件夹然后「option+return」创设另三个文本夹,直接return创立项目;
  • 拖拽能够用来调解分类的层级、事项的分类和顺序;
  • 点击工具栏的「集中(Focus)」Logo,能够只突显有个别项目。

定制本身的透视视图

OmniFocus的接受逻辑上,透视视图的前八个Inbox(收件箱)、Projects(项目)、Contexts(上下文)侧重记录,后七个Forecast(预测)、Flagged(已标明)、Review(检查)侧重查看。如果在视图内容的过滤上还会有部分特定的主张,能够通过菜单项中的「透视(Perspectives)

  • 展现透视(Show Perspectives)」定制自身的透视视图。

本着种种项目(Project)或事项(Action)除了常设的启幕时间和完工作时间间以外,还可以加上揣摸费用的时日(Estimated Time),对于长期职务这种设置能更为量化你的光阴计划。

Perspectives自定义

为了越来越直观的查阅短期内得以成功的天职,图示示例中新建了二个「Added」的透视视图,排序上采撷按增添时间来排序,过滤条件上采撷持续时间(Filter by duration)低于1时辰的天职。最终选项二个莫衷一是的Logo设定就到位了。点亮透视项前面包车型大巴五角星 ★ 新扩张的透视视图会一向保留在左臂的透视列。

右键 Dock 栏中的 OmniFocus 程序Logo,可以超级快的抉择以极其透视视图的法子展开程序。

Quick open

Quick open有一点像 OmniFocus 自身的 Spotlight,通过工具栏或热键「⌘O」张开它,输加入关贸总协定组织键词能够寻觅透视、文件夹、项目和上下文。

Quick open界面

定位到花色后,直接return就足以飞速的增进事项,能巩固记录的频率。

布告和唤醒

OmniFocus利用系列的通告栏来弹出和呈现通告列表,具体的公告项目得以在「偏疼设置」中勾选。

偏心设置中的通告设定g

日常说来提示的计数字展现示在 Dock 栏的 OmniFocus Logo上,勾选「在工具条中(In the Sidebar)」能够让提示出以后列表中,展开软件后能越来越快的固化。

Dock上的提示和通告栏

照会主旨的通告列表里会显得「推迟至」的事项,文告栏明日小部件中会显示「结束」的事项,点击具体的布告项跳转到事项上并高亮展现。项目或事项按期间点的设置变为「可用」,挨近停止日期时都会接触布告提示,也正是说当「推迟至(Defer Until)」 时间到了或「截止(Due)」时间好像时都能选用公告。

Dock 栏上 OmniFocus Logo展现的升迁数字则是由「偏疼设置-通知」中的勾选项决定的,暗许是逾期(Overdue)和将要结束的事项数量。

发邮件增加 OmniFocus 事项

签到官方网址的Omni Sync Server,开通Mail Drop to Inbox 作用,获得贰个邮件地址。开通后用任何 Email 账户给那个地址发信,内容都会产出在你的 OmniFocus Inbox 里。

在小团队合营只怕家庭顾客之间,还行这几个邮件地址给对方增加「职务事项」,特别实惠。

Mail Drop to Inbox

那个邮件地址能够去除并再一次生成新的,所以假若地点走漏只必要报到到Omni Sync Server页面删除就可以。

小结

OmniFocus只是一个更周全的日子管理的工具,实践技艺推动和谐的光阴管理,回顾自身的时光管理经验,最先轻易头晕的地点根本汇聚在等级次序的归类、上下文的分开上,为此小说截图中完全的显得了这一个有个别,可供参照他事他说加以考察。

明白一个工具到理解驾驭它总是有二个进度的,在OmniFocus的利用中中期不用创建太多的花色,理顺它的逻辑关系未来再逐月扩充,面前遭受不熟悉的施用和流程必要大器晚成段蛰伏和潜下心来的岁月,英特网有关OmniFocus和岁月管理的财富众多,或者只要求一些语重情深,别的的就都小意思了。

发端用 OmniFocus 记录点什么!

  • 平常的末节、首要的事、或者只爆发二次的事;
  • 亟待你去做的事,你赏识去做的事;
  • 长期安插、长时间安插、愿景目的以至每日给和煦的升迁。

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